Optimiertes Beschaffungsmodell für FM-Services

Die Beschaffung von FM-Services ist aus Auftraggebersicht zeit- und kostenintensiv. 

Durch Pauschalvergabe und Einführung von Katalogmodellen können signifikante Einsparungen beim Leistungseinkauf sowie eine Verschlankung des Beauftragungs- und Abrechnungsprozesses erzielt werden.

In vielen Unternehmen ist der Beschaffungsprozess für Dienstleistungen und Baumaßnahmen statisch und langwierig. Ein flexibles Reagieren ist kaum möglich! Es müssen Spezifikationen und Anforderungen durch die fachlich Verantwortlichen formuliert werden, der Einkauf führt eine Ausschreibung durch und am Ende dieses Prozesses bekommt möglicherweise ein Unternehmen den Auftrag, mit dem die Fachabteilung bisher noch nicht zusammengearbeitet hat.

Es entsteht für alle an dem Beschaffungsprozess Beteiligten ein vergleichsweise hoher administrativer Aufwand und die Reibungsverluste sind vorprogrammiert! Um diesen „gordischen Knoten“ zu zerschlagen, haben wir ein Beschaffungsmodell entwickelt, dass durch eine Kombination aus Pauschalvergabe und bedarfsgerechter Einzelbestellung wirtschaftlich, prozessoptimiert und flexibel zu gleich ist.

Unser Beschaffungsmodell sieht für alle planbaren Services eine Pauschalvergabe vor. Die Beauftragung und Abrechnung einzelner Leistungen entfällt hierbei. Für Leistungen, die nicht regelhaft, aber wiederkehrend benötigt werden, setzen wir Einheitspreis-Kataloge ein. Im übertragenen Sinn wie ein Warenkorb im Kaufhaus, der gefüllt wird.

Die Angebotslegung bzw. Beauftragung als auch Abrechnung der Leistungen erfolgt stets auf Katalogbasis. Wir haben solche Kataloge in verschiedenen Bereichen zum Einsatz gebracht. Beispielhaft sei hier die Instandsetzung bzw. der Bauunterhalt genannt. Unsere Erfahrungen zeigen, dass hiermit Einsparungen von 25% im Vergleich zum Einzelabruf und Abrechnung nach Zeit und Aufwand möglich sind!

Kann unser Beschaffungsmodell in Ihrem Unternehmen ähnliche Optimierungspotentiale generieren? Um Ihnen diese Frage zu beantworten, haben wir für eine erste Analyse ein standardisiertes Vorgehen entwickelt, das die folgenden Schritte umfasst:

  • Analyse des gegenwärtigen Beschaffungsmodells
  • Isolation von Leistungsbereichen, die mittels einer Pauschalvergabe beauftragt werden können.
  • Definition von Leistungsbereichen, die über ein Einheitspreis-Katalogmodell beschafft werden können.
  • Pilotierung

Sie wollen was verändern, sprechen wir darüber!


Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

Marco Cerkez

+49 531 256 022 74